Outlook giúp bạn quản lý, nhắc nhở các nhiệm vụ bạn đã đề ra để sử dụng hết các tiện ích của Outlook, bài viết này sẽ giúp ích cho bạn
1. Các chức năng khác trong Outlook 2007
a. Tạo một nhiệm vụ (công việc cần thực hiện)
Outlook giúp bạn quản lý, nhắc nhỡ các nhiệm vụ mà bạn đã đề ra. Để tạo nhiệm vụ bạn thực hiện theo các bước sau:
1. Nhấp nút Tasks trong Navigation Bar.
Danh sách các tác vụ xuất hiện.
2. Nhấp text ghi là Type a New Task.
Các từ biến mất, và bạn thấy con trỏ (một đường nhấp nháy).
3. Gõ nhập tên của nhiệm vụ
Nhiệm vụ xuất hiện trong khối bên dưới dòng Subject trên Task List
4. Nhấn phím Enter.
Nhiệm vụ mới di chuyển xuống Task List với các nhiệm vụ khác khác.
b. Tạo một contact (thông tin liên hệ)
Contact là một công cụ quản lý và lưu trữ thông tin của những người gửi email cho mình một cách hiệu quả. Để tạo một Contact mới, hãy làm các bước sau đây:
1. Nhấn nút Contacts trong Navigation Pane, sau đó nhấp nút New trên thanh công cụ để mở form nhập New Contact.
2. Điền vào các chỗ trống trên form và sau đó nhập Save and Close. Thế là bạn có một danh sách Contacts
c. Công dụng của TO-DO BAR
Outlook 2007 có một tính năng mới được gọi là To-Do Bar vốn tập hợp lại tất cả những việc cần làm và hiển thị chúng trong một phần của màn hình Outlook. Mục đích của To-Do Bar cho biết sơ bộ những gì cần làm, thay vì yêu cầu người dùng kiểm tra lịch, sau đó kiểm tra hộp Inbox và sau đó kiểm tra Task List. Các mục thường thấy nhiều nhất trong To-Do Bar bao gồm:
1. Các tác vụ mà bạn đã nhập
2. Vài cuộc hẹn kế tiếp
3. Các thông báo email đã được thêm cờ để tiến hành.
d. Ưu tiên theo dõi email bằng cờ
Đánh dấu bằng cờ cho Email có tác dụng phân biệt các Email, hoặc làm dấu cho các Email quan trọng. Để đánh dấu bằng cờ, hãy làm các bước sau:
1. Nhấp chuột phải vào tiêu đề Email chọn Follow Up.
2. Sau đó chọn màu cờ.
Cách đơn giản hơn, phía bên phải của tiêu đề Email có hình lá cờ mờ, chỉ cần nhấp chuột phải để chọn màu cờ để đánh dấu.
e. Thay đổi các mục trong TO-DO BAR
Để thay đổi các mục trong TO-DO BAR, hãy làm các bước sau:
1. Nhấn vào Contacts, thanh công cụ TO-DO BAR sẽ xuất hiện ở bên phải Outlook.
2. Nhấp text ghi là Type a New Task.
Các từ biến mất và bạn thấy con trỏ (một đường nhấp nháy).
3. Gõ nhập tên của nhiệm vụ. Nhiệm vụ xuất hiện trong Task Lis của To-Do Bar
4. Nhấn phím Enter.
Nhiệm vụ mới di chuyển xuống Task List của To-Do Bar với những nhiệm vụ khác.
f. Đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn tất
Các nhiệm vụ khi hoàn thành xong bạn có thể xóa nó đi, nhưng hãy đánh dấu những nhiệm vụ đã hoàn thành thay vì xóa nó, như vậy sẽ hay hơn.
Để đánh dấu một nhiệm vụ đã hoàn tất, làm theo các bước sau:
1. Nhấp nút Tasks trong Navigation Pane (hay nhấn Ctrl+4).
Module Tasks mở.
2. Nhấp các từ Simple List trong mục Current View của Navigation Pane.
3. Nhấp hộp kế bên tên nhiệm vụ mà bạn muốn đánh dấu đã hoàn tất. Hộp trong cột thứ hai kể từ bên trái là hộp bạn cần đánh dấu kiểm. Khi đánh dấu kiểm vào hộp, tên của nhiệm vụ thay đổi màu và có một đường thẳng xuyên qua nó. Như vậy là bạn đã đánh dấu xong một nhiệm vụ hoàn tất.
g. Cách tắt, mở TO-DO BAR
Nếu bạn thích công cụ TO-DO BAR, bạn có thể đưa nó ra màn hình Outlook mà không cần phải vào Contacts. Để thực hiện bạn làm theo cách sau đây:
Nhấn vào View, chọn TO-DO BAR, chọn Normal.
Để ẩn TO-DO BAR bạn nhấn Ctrl+ F2 hoặc nhấn vào Minimize the To-Do Bar.
Để tắt TO-DO BAR bạn nhấn ALT + F2 hoặc nhấn Close TO-DO BAR
h. Tô màu cho những Email quan trọng
Bạn muốn những Email sếp gởi cho bạn đều có màu nổi bật (VD: màu đỏ). Với Outlook 2007 thì việc đó thật dễ dàng, hãy làm theo các bước sau đây:
1. Từ MS Outlook, chọn Tool >> Organize, bạn sẽ thấy trên cũng của Outlook xuất hiện 1 hộp thoại Ways to Organize Outlook.
2. Trong hộp thoại này, bạn chọn Using Colors. Trong mục Color message, chọn From. Nhập địa chỉ email của sếp ở hộp thoại kế bên, sau đó chọn màu mà bạn muốn ở hộp thoại kế tiếp.
3. Nhấp vào Apply Color, vậy là những lá thư của sếp sẽ có màu theo ý bạn.
i. Sắp xếp hộp thư bằng màu sắc
Bạn có thể sắp xếp hộp Inbox mail bằng việc đánh dấu màu sắc. VD như bạn chọn màu xanh cho các Email gởi từ công ty, màu tím là các Email của bạn học và Màu đỏ là Email của sếp…
1. Từ MS Outlook, chọn Tool >> Organize, bạn sẽ thấy trên cũng của Outlook xuất hiện một hộp thoại Ways to Organize Outlook.
2. Trong hộp thoại này, chọn Using Colors. Trong mục Color message, chọn From. Nhập địa chỉ email đã lựa chọn ở hộp thoại kế bên, sau đó chọn màu thích hợp ở hộp thoại kế tiếp.
3. Nhấp vào Apply Color, vậy là các Email sẽ được sắp xếp theo các màu đã chọn.
j. Đánh dấu các Email bằng thẻ màu Categories
Hàng ngày bạn có quá nhiều Email để xử lý, có một số Email người dùng muốn đánh dấu để sau này quay lại xử lý sau. Bạn có thể đánh dấu các Email bằng thẻ màu trong Categories, hãy làm theo cách sau đây để tạo các thẻ màu:
Nhấn chuột phải lên tiêu đề Email, chọn Categorize, sau đó chọn các thẻ màu theo ý bạn mà đánh dấu.
k. Tạo các thư mục chuyên nghiệp
Mục đích của việc tạo các thư mục là để phân loại các Email vào những nhóm riêng biệt, và các Email sẽ không còn nằm lẫn lộn với nhau nữa.
l. Cách tạo thư mục
Cách tạo các thư mục này rất đơn giản, chỉ nhấn chuột phải vào INBOX và chọn New Folder, đặt tên cho thư mục vừa tạo và OK.
m. Di chuyển các email vào thư mục vừa tạo
Sau khi đã tạo ra một thư mục, bạn có thể di chuyển các Email vào trong thư mục đó. Email có thể di chuyển vào thư mục này bằng cách kéo thả hoặc nhấn chuột vào tiêu đề Email, giữ chặt chuột và di chuyển đến các thư mục và bạn thả chuột ra.
n. Di chuyển các Email vào thư mục bằng lệnh
Ngoài cách di chuyển các Email bằng cách kéo và thả thì ta có thể dùng lệnh để làm công việc này. Để dùng lệnh di chuyển bạn thực hiện các bước sau:
1. Nhấn chuột phải vào tiêu đề Email.
2. Chọn Move To Folder.
3. Chọn thư mục bạn muốn lưu
Trang Chính 
